Cómo priorizar tareas correctamente

¿Te está llegando una semana particularmente ocupada y agobiante?

¿Tu lista de tareas es un total desorden, sin ninguna estructura ni esquema para la acción?

Cómo priorizar tareas correctamente son uno de los principales objetivos en nuestra rutina diaria, tanto en el trabajo como en nuestra vida personal.

Saber priorizar las tareas correctamente utilizando nuestras habilidades organizativas, invirtiendo en nuestra energía mental, física y emocional, es primordial para obtener el mayor rendimiento posible.

Es normal el sentimiento de agobio y preocupación por querer hacer todo al mismo tiempo. Todos hemos pasado por esas experiencias; hasta los empresarios que hoy en día tienen un mayor control y dominio.

Entre tareas, compromisos y obligaciones de la casa, llegamos a un punto de saturación que amerita un orden y una planificación para evitar el fracaso y llegar a cumplir con nuestras metas

Por tal motivo, considero importante aprender a priorizar de manera correcta y efectiva todas nuestras tareas, logrando así “trabajar menos” y más rápido. Ya que ello repercute en el desarrollo y realización de nuestros objetivos.

Me refiero a que una vez precisado tu objetivo y a dónde quieres llegar, ya podrás enfocarte en esas tareas sin perder tiempo ni energía.

No se trata de administrar el trabajo, todo lo contrario, vamos a hacer el trabajo de manera correcta

Seguro habrás leído y escuchado de muchísimos métodos, con sus características y consideraciones.

Pero el método que me ha funcionado a lo largo de mi trayectoria profesional me lleva solo 5 minutos, y quiero compartirlo contigo.

Siempre he tenido la suerte de trabajar con grandes grupos y con extensas listas de tareas las cuales tenían su prioridad e importancia para cada uno de sus miembros, ya que se requería cumplir con objetivos y plazos de entrega.

Pasos para priorizar las tareas correctamente

Antes que nada elije un marco de tiempo para organizar todas las tareas. Considero que el mejor momento es al final del día, de esta manera podrás iniciar el siguiente con la mente más clara, descansada y con más energía para iniciar tu jornada y sin perder tiempo.

Esta planificación sólo te llevará 5-8 minutos.

1) Mapa mental

Hazte un mapa mental de todas las tareas que tienes por hacer y de esta manera tendrás una idea general del volumen y tiempo que tienes por delante.

Yo aplico mucho los mapas mentales ya que es una herramienta muy útil cuando quieres recopilar información o data, y al mismo tiempo te proporciona de una manera fácil, general y visual todo lo que tienes y como lo vas a tratar o manejar.

En mi caso yo anoto todo los pendientes que tengo día a día en mi agenda de Outlook. También utilizo Trello pero con otra finalidad y/o proyectos.

Muchas personas tienen la costumbre ya de anotar todo en una libreta, o en una pizarra, también es válido. Sin embargo, te invito a probar y experimentar con estas herramientas virtuales poderosísimas, porque son prácticas, integrales y versátiles.

Anteriormente utilizaba el método de la libreta o una agenda en papel, y la verdad que nunca me funcionó hasta que puse en práctica la agenda digital, ya que disponía visualmente todo la planificación semanal muy bien estructurada e identificada.

Es en este momento donde veo y leo todas las tareas con mayor claridad.

2) Desglosa, identifica y alinea todas las tareas en función de tus objetivos

Cuando abordamos temas de productividad siempre es recomendable planificar antes de actuar. Planificar te llevará muy poco tiempo, a lo sumo 5 minutos, dependerá de la cantidad de tareas.

No le dediques más de lo necesario, de lo contrario te verás atrapado sin salir de “Home”  😀

Desglosa, identifica y alinea todas las tareas sin importar cuan grandes, pequeñas, importantes o urgentes sean.

Diseña tu plan de tareas en función del objetivo (s) que necesitas o deseas lograr.

2.1) Lista todas las tareas

Y aquí me refiero a las importantes y a las no necesarias; es decir todas. Siempre, a lo largo de nuestra faena anotamos cosas que queremos hacer y no queremos olvidar.

2.2) Limita la lista

Elabora la lista con aquellas que son necesarias e importantes y que quieres hacer, porque te acercarán a tu objetivo. Aquí es el momento de eliminar las que no son necesarias ni importantes y mucho menos urgentes.

3) Organiza y agrupa cada una de ellas en función de tus objetivos

Comienza a descomponer y anota qué es exactamente lo que tienes que hacer, y cuáles te van a acercar más a tu objetivo.

Como te mencioné, todo lo llevo en mi calendario de Outlook. Las tengo organizadas y clasificadas por categoría, y cada categoría es un color. Por ejemplo: para tareas o actividades referentes a cursos virtuales las tengo identificadas con el color verde.

Allí puedo anexar documentos o programar reuniones enviando a cada participante datos y anexos, entre otras muchas funciones que ofrece esta herramienta.

Las tengo todas identificadas y alineadas de acuerdo a mis objetivos del día.

Allí están todas las que llevo semanalmente y las que he ido agregando día a día.

Es muy útil contar con una lista de tareas generales y semanales que puedas actualizar. Siempre verás que aparecerán tareas que surgen en cualquier momento y que no has planificado.

Considero que crear listas es esencial ya que si no anotamos lo que nos viene a la mente en esos momentos entonces ocupará un espacio que muy bien necesitaremos utilizar para tareas creativas y productivas.

4) Revisa y mide la importancia de cada una de acuerdo a tu objetivo

Este es el momento más importante ya que tienes que identificar muy bien cada una de esas tareas urgentes e importantes, y medirlas en función del costo y beneficio que tienen.

Y cuando me refiero a costo es por el esfuerzo que requiere dicha tarea, eso incluye tiempo y dinero. Y cuando me refiero al beneficio es el objetivo que deseas y quieres alcanzar.

Es importante que tomes en cuenta el tiempo que te llevará a realizar cada una de las tareas, tal vez sea necesario asignar el tiempo a determinadas cosas.

Por ejemplo: si consideras que es una prioridad hacer ejercicio o correr todos los días y tienes trabajo por hacer, dedícale un límite de 30 minutos.

5) Divídelas de la siguiente manera:

• Tareas que requieren de un costo bajo y te acercarán a tu objetivo
  

Este tipo de tareas son las que te recomiendo llevar a cabo de primero, ya que requieren de poco tiempo, te generan un mayor beneficio, son rápidas y fáciles de efectuar y si te acercan a tu principal objetivo.

Pues con mayor razón. Ejm: necesitas aprobar unos presupuestos muy importantes para comprar materia prima para la elaboración de unos productos de temporada. Considero que es una tarea rápida y fácil de hacer y no te genera costo alguno, pero si es importante, ya que te está acercando a un objetivo clave para tu empresa.

• Tareas que requieren de un costo alto y te acercarán a tu objetivo
  

Aquí te recomendaría subdividirlas: las que tardan menos de hacer pero que son prioridad y luego las que te llevarán más tiempo y son también prioridad.

Ejm: tienes que redactar un informe para la toma de decisiones y por otro lado necesitas realizar reserva de avión, coche y hospedaje para un viaje, ambas tareas son para la misma fecha (una semana)  tienen la misma importancia y de prioridad alta. Como verás, una de ellas te llevará más tiempo y ambas se acercan a tu objetivo principal.

Yo comenzaría por hacer las reservaciones, probablemente te lleve menos tiempo y logres conseguir mejores precios, ya que son para dentro de una semana. Posteriormente le puedes dedicar más tiempo a redactar el informe, donde necesitaras mayor concentración y es prioridad también, ya que debes entregarlo en una semana. Muy probable lo termines antes de la fecha pautada.

Decide delegar esas tareas que por tu autoridad dentro de la empresa no deberías de estar realizando. El manejo de reservaciones de hotel, alojamiento y coche los puedes delegar sin ningún problema.

Si necesitas ahorrar costos y tiempo, considera contratar a un Asistente Virtual que entre otras muchas tareas son las más capacitadas y experimentadas para llevar a cabo este tipo de responsabilidad.

La Asistente Virtual trabaja en remoto y puede ayudarte a ahorrarte tiempo y dinero y así podrás dedicarte a otras actividades más críticas y propias de tu cargo.

• Tareas que requieren un costo bajo y poco acercamiento a tu objetivo
  

Estas son tareas importantes y necesarias pero no te llevan a alcanzar o acercarte a tu objetivo. Mantenlas en tu  lista de prioridades. Por ejemplo: los e-mails.

Si llegas a tu lugar de trabajo y lo primero que haces es leer los e-mails que tienes en diferentes plataformas, te aseguro que te llevará mucho tiempo y tu día dejará de ser productivo, y muy probable no obtendrás beneficios que te acerquen al objetivo.

• Tareas que requieren de un costo alto y poco acercamiento a tu objetivo

Este tipo de tarea es importante revisarlas al detalle, y preguntarte si realmente ameritan un costo de adquisición porque probablemente existan otras vías para realizarlas, como por ejemplo un Asistente Virtual.

Son tareas que no ameritan tu tiempo de dedicación ya que con seguridad tienes otras actividades de mayor valor en tu negocio.

Algunos tips a considerar:

1. Reserva tiempo para los imprevistos, tales como fallos técnicos, reuniones no planificadas o tareas urgentes que aparecen de manera precipitada; esas que las identifican “para ayer”.
2. Concéntrate en pocas tareas que marcan la mayor diferencia para tu empresa, tu carrera profesional y tu vida.
3. Toma descansos cortos entre tareas, te mantendrás fresco y eficiente. Y si estas realizando una tarea larga que toma mucho tiempo, toma descansos cada 30 minutos.
4. Decide que delegar, al delegar es importante comprender que no puedes hacer todo el trabajo tu solo. Y  si te preocupa que la persona a quien le estás delegando haga el trabajo bien, háblale y explícale cómo deseas que se hagan las cosas.
5. Haz una cosa a la vez y síguela hasta terminarla.
6. Asígnale a cada tarea un tiempo suficiente y no excesivo.
7. Tener una lista a la mano con tareas tachadas como ya realizadas te ayudará a aliviar parte de tu estrés y te motivarán aún más para seguir adelante.
8. Decide abandonar una tarea o actividad que no te lleva a nada.
9. Evita las distracciones o ladrones del tiempo como  chequear las redes sociales o todas las notificaciones que tengas activadas, como por ejemplo el whatsapp.

Conclusiones

Este método te ayuda de manera eficaz ya que la decisión de darle prioridad a las tareas está basada en tus objetivos.

Tener claro tu  objetivo y saber a dónde quieres llegar, será clave para emplear tu tiempo de manera exitosa.

Comenzarás a priorizar correctamente tu trabajo, a lograr finalizar tareas en menos tiempo, y lo más importante, aumentar tu productividad y dedicarle a otras actividades extras o a la familia.

A medida que trabajes en tus listas de tareas te sentirás más competente y poderoso.

Sentirás que tienes más control de tu vida.

Estarás cada día más motivado para hacer aún más cosas.

Pensarás mejor con más creatividad y obtendrás más y mejores conocimientos que te permitirán hacer tu trabajo aún más rápido.

Eisenhower: Presidente de los Estados Unidos en 1954 decía: “Tengo dos tipos de problemas: el urgente y el importante. Lo urgente no es importante y lo importante nunca es urgente”

Si conoces otra técnica efectiva, nos gustaría que la compartieras para ponerla en práctica. Siempre estamos buscando mejorar.