¿Qué es un asistente virtual y cómo puede ayudarte con tu empresa?



 

Qué es un Asistente Virtual

No tienes tiempo y deseas automatizar procesos pero no puedes ?. Sueñas con una vida libre de estrés ? 

Efectivamente, vivimos en tiempos totalmente tecnológicos, modernos y acelerados, tratando de automatizar todo cuanto no podemos hacer en el día a día, y buscando la rapidez y eficiencia en los negocios. La gestión del tiempo y la productividad se han convertido en algunos de los elementos indispensables para el desarrollo y crecimiento de las empresas.

Son muchos los empresarios y dueños de negocios que no han podido y no han sabido trazar la línea para delegar sus tareas en un asistente virtual, y poder crecer de manera constante y sin agotarse. No tener el tiempo para el descanso, la relajación y el juego, son suficientes motivos para sentirse agotado y estresado.

Un Asistente Virtual o VA (por sus siglas en inglés)  es un profesional que brinda apoyo y asistencia desde una ubicación remota. La mayoría trabajan desde sus casas. Utilizan la tecnología y el Internet para ofrecer servicios a clientes de todo el mundo. 

Por qué contratar a un Asistente Virtual

La asistente virtual te ayudará al crecimiento de tu negocio. Te ayudará a liberarte de los atascos de trabajo y poder desarrollar la creatividad e innovación que necesitas como líder de tu empresa.

La asistente virtual tiene flexibilidad de horario; por tal motivo si necesitas sacar un proyecto urgente e importante en días feriados, puedes contactarla con solo una llamada o un mensaje de texto.

Una de las principales habilidades de la asistente virtual es la comunicación; existe una clara, honesta y directa comunicación, utilizando las herramientas tecnológicas de mayor accesibilidad como: skype, whatsapp o hangouts. De esta manera la respuesta a la gestión solicitada se lleva a cabo de manera rápida.

Necesitas un contacto local debido a las diferentes zonas horarias y a los altos costos de las llamadas internacionales; la asistente virtual te puede ayudar con tus clientes actuales y potenciales para facilitarle toda la información necesaria.

Un asistente virtual es un profesional experimentado, que a lo largo de su trayectoria laboral ha tenido grandes responsabilidades, ha trabajado en grandes empresas y en ambientes de alta confidencialidad y gran actividad, por tal motivo traen consigo grandes ideas y una gran creatividad que pueden contribuir en la ejecución de los proyectos y tareas de tu empresa.

La asistencia involucra cualquier tarea administrativa, desde la coordinación del calendario,  atención al cliente, notas de agradecimiento a tus posibles clientes, administración de redes sociales, creación de contenido, hasta hacer arreglos de viaje, y mucho más.

Un trabajo simple como administrar tu calendario puede llevar mucho tiempo. Si no mantienes tu calendario correctamente, puedes perder citas importantes con los clientes o probablemente una oportunidad de venta.

Un asistente virtual puede usar las plataformas de redes sociales para promocionar tu negocio. Twitter, Linkedin y Facebook son herramientas extremadamente útiles para difundir tu negocio. Esta es una tarea diaria que un asistente virtual puede asumir.

Probablemente tengamos una visión muy diferente a la que tienen los empresarios de su negocio, por tal motivo, en lugar de restringir tareas específicas, se debe de tratar de involucrar a la asistente virtual en el proceso general y en el negocio de la imagen.

Recuerda algo, trabajar con una estrecha colaboración y una relación basada en el compromiso y en la confianza, serán claves de éxito. En la medida que involucres  y comprometas a la asistenete virtual en algunas tareas y responsabilidades, el éxito será mutuo y ascendente.

Las asistentes virtuales como profesionales que somos, estamos constantemente invirtiendo en conocimientos y habilidades, para ofrecer un buen servicio y una mejor experiencia a nuestros clientes actuales y potenciales, por tal motivo se le debe de dar la oportunidad de aprender, desarrollar y dominar esas tareas que van acorde a la actividad económica de la empresa que nos va a contratar.

Cómo un Asistente Virtual puede ayudarte

Al subcontratar los servicios de una Asistene virtual estarás ahorrando tiempo y dinero. No deberás pagar beneficios, impuestos, equipos de oficina, seguros, adiestramiento, ni habilitar espacio físico, entre otros. Únicamente pagarás por el trabajo realizado.

Antes de contratar a una asistenete virtual planifica y asegúrate de tener una lista de las tareas a delegar.

Cuando hablo de planificar me refiero a que elabores una lista y agrupes las tareas según la importancia y frecuencia, es decir, enumera aquellas que pospones diariamente o semanalmente, bien sea porque te quitan mucho tiempo, o no te gusta hacerlas o porque no debes hacerlas como empresario y dueño de tu propio negocio.

Con esto no quiero decir que sean menos importantes, todo lo contrario, son tan importantes que no debes acumularlas, ni descuidarlas ni dejarlas para otro momento, pero si debes reconocer cuando son tareas que puedes delegar, teniendo otras de mayor impacto que debes dedicarle total atención y dedicación.

Una vez ya elaborada esa lista, dispondrás de una hoja de ruta para contratar y entrenar a tu AV.

Muchas asistentes virtuales ofrecen servicios administrativos / secretariales, sin embargo cada vez más encontrarás aquellas con diversas habilidades y antecedentes que se especializan en otras áreas, como marketing,  diseño gráfico, RRHH, diseño de páginas web, traducciones, entre otras muchas.

Qué tareas puedes delegar a un Asistente Virtual

A continuación te facilitaré una lista de algunas de las muchísimas tareas, por área, que podrás encontrar contratando a una Asistente Virtual:

Área Administrativa /Secretarial

  • Arreglo de viajes y reuniones
  • Preparar y enviar correos electrónicos y cartas comerciales
  • Monitorear los correos electrónicos
  • Manejo de agenda
  • Procesar textos
  • Ayuda con la lista de las cosas por hacer
  • Arreglo y organizar archivos (Google Drive, Dropbox)
  • Transcripción de podcasts
  • Facturación y presupuestos
  • Crear hojas de cálculo para gastos
  • Elaborar los reporte de gastos
  • Preparar y formatear presentaciones
  • Entrada de base de datos
  • Elaboración de informes

Área Asistencia Personal

  • Preparar y emitir cotizaciones
  • Gestionar los programas de viajero frecuente (hoteles, coches de alquiler, aerolíneas)
  • Gestionar la agenda personal
  • Manejo y arreglo de viajes familiares
  • Conciliar los estados de cuenta
  • Encontrar los mejores restaurantes
  • Seguimiento a los documentos o certificados por expirar
  • Investigar y comprar productos online
  • Gestionar los suministros
  • Preparar itinerarios

Área Marketing Online / Medios Sociales / Blog

  • Administrar los medios sociales y correo electrónico, manteniendo presencia de Marca en los principales: Facebook, Twitter, LinkedIn, Pinterest, etc…)
  • Desarrollar informes regulares de los KPI
  • Manejo de e-mail marketing (Mailchimp)
  • Actualización y manejo del blog con contenido propio o suministrado por la empresa
  • Responder y administrar los comentarios en la sección de comentarios del blog
  • Optimizar y compartir las publicaciones del blog
  • Investigar sobre los temas a publicar a futuro

Recuerda algo muy importante que para ejecutar un blog de negocios exitoso, debes compartir tus conocimientos con tu mercado objetivo. Para hacer eso debes actualizar tu blog regularmente.

Sin embargo, no siempre tendrás el tiempo para crear y publicar esos nuevos post, y es allí donde la Asistente Virtual te ayudará a formatear, editar, etiquetar, optimizar una publicación en tu  blog y luego publicarla, junto con una buena imagen o video.

La Asistente virtual te puede ayudar investigando en internet los temas relacionados con tu área, utilizando palabras claves y luego compartirlas para que puedas crear rápidamente el contenido.

El marketing por correo electrónico puede ayudarte a crecer tu negocio. Pero eso no puede suceder hasta que tengas una lista. Por lo tanto, necesitas suscriptores para hacer crecer tu lista de correo electrónico.

También necesitarás un proveedor confiable de servicios de correo electrónico para administrar esa lista. Yo te recomiendo Mailchimp que es un proveedor de servicios de correo electrónico de primer nivel, muy manejable y versátil.

Un Asistente Virtual puede ayudarte a crear y enviar esos correos electrónicos a tu lista usando Mailchimp. Tus suscriptores recibirán las últimas actualizaciones y ofertas promocionales de tu empresa.

Conclusiones

La asistente virtual es una profesional cualificada con experiencia, conocimientos y habilidades propias para ayudarte en tus tareas cotidianas, en todas esas tareas que no puedes cumplir ni te gusta realizarlas, que te quitan un valioso tiempo para ocuparte de todas aquellas de gran impacto para el crecimiento de tu empresa.

Al subcontratar los servicios de un asistente virtual estarás ahorrando tiempo y dinero. No deberás pagar beneficios, impuestos, equipos de oficina, seguros, adiestramiento, ni habilitar espacio físico, entre otros. Únicamente pagarás por el trabajo realizado

Una vez que tengas identificadas las tareas a delegar, contarás con una hoja de ruta para poder contratar y entrenar una asistente virtual  e integrarla a tu equipo de trabajo.

Contratar a una asistente virtual significa menos estrés, te ayudará a liberarte del trabajo monótono y rutinario. Intentar manejar todas las tareas del negocio puede ser agotador  y con resultados negativos. Considera recurrir a recursos remotos para hacerle frente a esas tareas rutinarias, lentas y repetitivas.

No quiero terminar sin antes darte las gracias por leer este artículo, y pedirte por favor que lo compartas para que llegue a mas lectores como tú; interesados por conocer más sobre la asistente virtual y sus beneficios al contratarla.


Ma. Isabel Alfonzo M.

Acerca de Ma. Isabel Alfonzo M.

Profesional del Marketing y la Publicidad. Emprendedora y bloguera. Actualmente Asistente Virtual en la gestión de actividades Administrativas y Marketing. Trabaja en tus objetivos y atrévete!

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